Об утверждении Правил документирования и управления документацией в Министерстве образования и науки Республики Казахстан

В целях организации контроля исполнения документов и ведения делопроизводства, рассмотрения обращений физических и юридических лиц ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить прилагаемые Правила документирования и управления документацией в Министерстве образования и науки Республики Казахстан. 2. Отменить приказ Министра образования и науки Республики Казахстан от 8 июня 2009 года № 280 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству, по организации контроля исполнения документов, о порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц и контроля за их исполнением в Министерстве образования и науки Республики Казахстан". 3. Департаменту организационной и кадровой работы (Баймурзина А.Р.) довести настоящий приказ до сведения структурных подразделений Министерства образования и науки Республики Казахстан. 4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой. 5. Настоящий приказ вводится со дня подписания.

И.о. Министра                              Б. Абдрасилов

Утверждены приказом Министра образования и науки Республики Казахстан от 12 января 2011 года № 7

Глава. Правила документирования и управления документацией в Министерстве образования и науки Республики Казахстан

Глава. 1. Общие положения

1 1. Настоящие Правила документирования и управления документацией (далее - Правила) в Министерстве образования и науки Республики Казахстан разработаны в соответствии с законами Республики Казахстан " О Национальном архивном фонде и архивах " от 22 декабря 1998 года (далее - Закон), " О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц " от 12 января 2007 года, " Об электронном документообороте и электронной цифровой подписи " от 7 января 2003 года, с Указом Президента Республики Казахстан "Об утверждении Правил подготовки, согласования, представления на подпись проектов актов и поручений Президента Республики Казахстан, осуществления контроля за исполнением актов и поручений Президента Республики Казахстан и проведения мониторинга нормативных и правовых указов Президента Республики Казахстан" от 27 апреля 2010 года № 976, с постановлением Правительства Республики Казахстан "О Регламенте Правительства Республики Казахстан" от 10 декабря 2002 года № 1300, "Об утверждении Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения" утвержденными приказом и.о. Министра культуры и информации Республики Казахстан от 25 сентября 2009 года № 128. 2. Правила определяют порядок подготовки, оформления, прохождения документов несекретного характера и документов, имеющих пометку "Для служебного пользования". Порядок работы с документами, установленный настоящими Правилами, обязателен для всех работников структурных подразделений Министерства. Порядок ведения секретного делопроизводства устанавливается специальными правилами. 3. Ведение делопроизводства, в том числе учет входящей и исходящей корреспонденции, обеспечение своевременного доведения документов и поручений руководства до исполнителей, принятие мер по сохранности и оформлению документов, а также контроль за своевременным исполнением документов и поручений руководства, информирование руководства о состоянии делопроизводства и исполнительской дисциплине в подразделениях, осуществляет Управление контроля и документооборота Департамента организационной и кадровой работы (далее - Управление). При смене начальника Управления контроля и документооборота документы и дела передаются вновь назначенному начальнику Управления по акту приема-передачи по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам. 4. Ответственность за своевременное и качественное исполнение контрольных документов, а также поручений Министра возлагается персонально на Ответственного секретаря, вице-министров, руководителей департаментов и управлений в соответствии с их компетенцией. 5. Соответствующие структурные подразделения Министерства в рамках своей компетенции осуществляют контроль за соблюдением ведения делопроизводства, сроков исполнения контрольных документов и поручений руководства, установленного настоящими Правилами, а также анализируют характер и качество поступающей корреспонденции. 6. Переписка с органами, организациями, гражданами Республики Казахстан и стран СНГ ведется на государственном и русском языках. 7. Руководители подразделений всех уровней обязаны оказывать содействие сотрудникам Управления контроля и документооборота, при проведении ими консультаций или других мероприятий по вопросам делопроизводства и исполнительской дисциплины. 8. Структурные подразделения Министерства при обращении с документами обязаны строго соблюдать установленные требования по работе с документами, обеспечивать сохранность документов, поддерживать на рабочем месте порядок, исключающий возможность несанкционированного доступа в служебные кабинеты посторонних лиц и ознакомления их со служебными документами, пользования ими компьютерами, телефонами и другими средствами оргтехники. Запрещается оставлять ключи от служебных кабинетов в наружных замках дверей. Категорически запрещается передача кому-либо копий документов без разрешения руководства Министерства. Ответственность за обеспечение сохранности документов и недопущение утечки служебной информации несут Ответственный секретарь, вице-министры, руководители структурных подразделений Министерства и исполнители документов. 9. За утрату документов, разглашение служебной информации, нарушение правил работы с документами и других положений настоящих Правил, работники Министерства привлекаются к соответствующей ответственности в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан.

Глава. 2. Использование фирменных бланков и печатей Министерства

10 Сноска. Пункт 12 с изменениями, внесенными приказом Министра образования и науки РК от 22.11.2011
Сноска. Правила дополнены пунктом 15-1 в соответствии с приказом Министра образования и науки РК от 22.11.2011

Глава. 3. Прием, обработка и регистрация входящей корреспонденции

19 19. Вся корреспонденция, поступающая в адрес Министерства, принимается Управлением и подлежит регистрации путем оформления регистрационно-контрольных карточек и внесения в единую систему электронного документооборота (далее - ЕСЭДО) в соответствии с Законом "Об электронном документообороте и электронной цифровой подписи" от 7 января 2003 года и с Правилами электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 17 апреля 2004 года № 430. В ЕСЭДО Министерства не вносятся документы, отраженные в пунктах 23 , 24 настоящих Правил. 20. Регистрация входящих документов в ЕСЭДО Министерства производится путем оформления регистрационно-контрольных карточек установленной формы согласно приложению 8 к настоящим Правилам. Регистрационно-контрольные карточки оформляются с учетом: - сортировки документов для рассмотрения Министру, Ответственному секретарю и вице-министрам в зависимости от важности, срочности и характера вопроса, а также в соответствии с распределением обязанностей между Министром, Ответственным секретарем и вице-министрами, утверждаемые Министром; - постановки на контроль, в случае, если документ содержит поручения либо требует ответа в адрес заявителя; - соблюдения сроков исполнения контрольных документов, установленных законодательством Республики Казахстан; - соблюдения сроков исполнения поручений руководства, установленных нормативными правовыми актами Министерства; - других требований, установленных правилами ведения делопроизводства с использованием ЕСЭДО. Параллельно с регистрацией в электронной программе Lotus Notes входящая корреспонденция регистрируется на регистрационно-контрольной карточке по форме согласно приложению 9 к настоящим Правилам. 21. Прием и первичная регистрация входящей корреспонденции в Управлении производится в рабочие дни - с 9.00 до 17.00 часов. 22. Корреспонденция, принятая дежурными приемной Министра, Ответственного секретаря в выходные и праздничные дни, подлежит своевременной передаче для регистрации в ЕСЭДО Управлении. 23. Подлежат регистрации в журнале по форме согласно приложению 10 к настоящим Правилам, без внесения в ЕСЭДО Министерства и передаются под роспись работникам приемных Министра, Ответственного секретаря и Вице-министров, а также лицам, ответственным за ведение делопроизводства в департаментах: - документы для сведения и ответы на запросы, адресованные непосредственно департаментам и ведомствам Министерства; - материалы статистического характера, поступающие из Агентства Республики Казахстан по статистике; - материалы социологических исследований; - материалы отчетного и справочного характера; - протоколы совещаний региональных органов и организаций Министерства; - учетные данные по назначаемым работникам; - печатные издания (книги, брошюры, газеты, журналы); - заявки на путевки, гостиницы; - поздравительные телеграммы и открытки; - пригласительные билеты, рекламная информация; - другие документы, не требующие решения по ним и не содержащие постановочные вопросы. 24. Служебная переписка между ведомствами и департаментами Министерства (далее - внутренняя безбумажная электронная переписка) регистрируется в журнале по форме согласно приложению 11 к настоящим Правилам лицами, ответственными за делопроизводство в данных подразделениях. Внутренняя безбумажная электронная переписка между структурными подразделениями возможна только за подписью Ответственного секретаря, председателя комитета, директора департамента. 25. Структурным подразделениям Министерства запрещается производить прием документов напрямую, без регистрации их в ЕСЭДО. Корреспонденция, поступившая в структурные подразделения без внесения в ЕСЭДО, должна незамедлительно передаваться лицами, ответственными за ведение делопроизводства в Управлению для регистрации. 26. Поступающая в Управлению входящая корреспонденция обрабатывается, сортируется, регистрируется и незамедлительно в день поступления передается по принадлежности на исполнение. 27. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресации и оформления, комплектность и целостность документов, приложений к ним; сверяются номера документов с номерами, указанными на них. Неправильно адресованная и неверно оформленная, ошибочно вложенная корреспонденция пересылается по назначению или возвращается адресату. При этом составляется акт по форме согласно приложению 12 к настоящим Правилам. Конверты корреспонденции не уничтожаются в тех случаях, когда установление адреса отправителя, даты отправки и получения корреспонденции, возможно произвести только по ним. 28. Вскрытию в Управлении подлежат все пакеты (конверты, посылки) за исключением пакетов с грифом "лично", "На конкурс". Принятые документы и пакеты с грифом "лично", "На конкурс" учитываются в специальных журналах по форме согласно приложению 13 к настоящим Правилам и передаются адресату. Если после вскрытия адресатом пакета с грифом "лично", "на конкурс" в нем окажутся документ или заявление служебного характера, то они незамедлительно должны быть переданы для регистрации в Управлению. 29. Вносимые государственными органами в Министерство проекты нормативных правовых актов подготовленные на государственном и русском языках принимаются на согласование в соответствии с требованиями Регламента Правительства Республики Казахстан, утвержденной постановлением Правительства Республики Казахстан от 12 декабря 2002 года № 1300, Инструкцией по оформлению проектов постановлений Правительства Республики Казахстан и распоряжений Премьер-Министра Республики Казахстан, утвержденной постановлением Правительства Республики Казахстан от 22 июля 1998 года № 678, при наличии: - сопроводительного письма, подписанного первым руководителем государственного органа или его заместителем; - пояснительной записки с обоснованием необходимости принятия представленного нормативного правового акта с изложением социально-экономических последствий в случае его принятия, предполагаемых финансовых затрат, связанных с его реализаций, а также сведений о том, какие акты ранее были приняты по данному вопросу и как они исполнялись; - экземпляров на государственном и русском языках; - постраничного парафирования - для проектов Законов, Указов Президента Республики Казахстан, постановлений Правительства Республики Казахстан, распоряжений Премьер - Министра Республики Казахстан; - электронного дубликата бумажного документа, произведенный и обработанный вместе с идентичным бумажным документом, имеющим те же реквизиты, структуры и содержание, и подписанный электронной цифровой подписью тем же лицом, которое подписало подлинник в виде бумажного документа. 30. В случае если документ (обращение, запрос) содержит вопросы, не входящие в компетенцию Министерства, Ответственный секретарь и Вице-министры в 3-дневный срок со дня регистрации входящего документа принимают решение о направлении обращения соответствующим государственным органам. 31. Регистрация входящей корреспонденции осуществляется в Управлении путем проставления в правом нижнем углу первого листа документа регистрационного штампа, в котором указывается регистрационный номер, дата регистрации, количество листов основного документа и количество приложений. 32. Министру передаются на рассмотрение: - указы и поручения Президента Республики Казахстан, поручения Правительства Республики Казахстан, личные поручения Президента Республики Казахстан и Премьер-Министра Республики Казахстан; - письма Председателей Палат Парламента Республики Казахстан, Государственного Секретаря Республики Казахстан, Руководителя Администрации Президента Республики и его заместителей, Премьер -Министра Республики Казахстан и его заместителей, Руководителя Канцелярии Премьер - Министра Республики Казахстан и его заместителей, акимов областей, Генерального прокурора Республики Казахстан, руководителей иных правоохранительных органов и Министерства иностранных дел Республики Казахстан; - запросы депутатов Парламента Республики Казахстан; - служебные записки и другая корреспонденция по выполнению поручений Министра; - наиболее важные материалы по вопросам деятельности Министерства; - информационно-справочные материалы; - документы, направленные непосредственно Министру. Ответственному секретарю передаются на рассмотрение: - материалы по вопросам контроля за своевременным и качественным исполнением актов и поручений Президента Республики Казахстан, Правительства Республики Казахстан, Премьер-Министра Республики Казахстан и его заместителей, структурными подразделениями Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, а также протоколы заседаний Правительства Республики Казахстан; - документы по кадровым вопросам и корреспонденция, направленная непосредственно в его адрес; - проекты указов и распоряжений Президента Республики Казахстан, законопроекты и иные обращения, требующие рассмотрения; - другие документы в соответствии с Регламентом Министерства и распределением обязанностей между Министром, Ответственным секретарем и вице-министрами; - документы, направленные непосредственно Ответственному секретарю. Вице-министрам направляются: - поручения заместителей Премьер - Министра Республики Казахстан, проекты постановлений Правительства Республики Казахстан и законопроекты, письма министерств и ведомств по курируемым вопросам в соответствии с распределением функциональных обязанностей, а также документы, направленные непосредственно в их адрес. В структурные подразделения и ведомства направляются документы в зависимости от характера вопросов, в соответствии с Положениями о структурных подразделениях, а также документы, поступающие непосредственно в их адрес. 33. В период отсутствия Министра корреспонденция рассматривается лицом, исполняющим обязанности Министра. В период отсутствия Ответственного секретаря корреспонденция рассматривается лицом, исполняющим обязанности Ответственного секретаря. В период отсутствия курирующего вице-министра, корреспонденция рассматривается другим вице-министром в порядке взаимозаменяемости, определенной приказом о распределении обязанностей между руководством Министерства. 34. Прием документов из Управлении в приемные и передача из приемных в Управлению производится с отражением данных в карточках учета входящих документов и занесением соответствующих записей в ЕСЭДО, с указанием даты и времени передачи, подписей передавших и принявших документы. 35. Делопроизводство в приемных ведется специалистами, которые расписываются за получение документов с указанием даты и времени получения. Поступившая корреспонденция из Канцелярии незамедлительно рассматривается помощниками или советниками, ими готовятся и вносятся на подпись проекты резолюций. 36. Резолюция по входящим документам (поручения, указания) руководства Министерства печатаются на бланках установленного образца по форме согласно приложению 14 к настоящим Правилам и при необходимости согласовываются со структурными подразделениями Министерства в соответствии с их компетенцией. В резолюции должны быть указаны: - исполнители (наименование организации в именительном падеже, фамилии и инициалы должностных лиц в дательном падеже); - ясное исчерпывающее содержание действия или порядок и характер исполнения документа; - срок исполнения (при необходимости); - личная подпись руководителя с расшифровкой (инициал имени и фамилия); - дата (число, месяц, год); - номер документа. В случае если по документу определено несколько исполнителей, основным исполнителем является лицо, указанное первым в резолюции. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы. 37. Применение фишек для наложения резолюций разрешено исключительно Министру, Ответственному секретарю, вице-министрам, председателям Комитетов, директорам департаментов. Остальные руководители подразделений Министерства производят наложение резолюций на регистрационно-контрольных карточках, либо на самом документе. 38. Срок рассмотрения и наложения резолюции на контрольные документы со штампом "БАҚЫЛАУҒА АЛЫНДЫ" не должен превышать одного дня. 39. Оригиналы фишек Министра остаются в Управлении, копии передаются вместе с рассмотренными документами до исполнителей. 40. В случаях, если документы, переданные Министру, Ответственному секретарю и вице-министрам возвращаются без резолюции, специалисты приемных письменно обосновывают причину возврата документа без рассмотрения. 41. Специалисты приемных несут ответственность за: - ведение журналов приемных; - сохранность и своевременность представления документов на рассмотрение руководству; полноту и своевременность проведения перерегистрации рассмотренных руководством документов; - учет поручений Министра, Ответственного секретаря, Вице-министров и незамедлительную передачу рассмотренных руководством документов с приложенными фишками в Канцелярию для доведения их до исполнителей. 42. Управление осуществляет контроль за полнотой и правильностью проведения специалистами приемных перерегистрации. 43. Документы с приложенными фишками руководства, а также регистрационно-контрольными карточками с учетом перерегистрации передаются исполнителям через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в структурном подразделении. 44. В случае если в качестве исполнителей определено несколько структурных подразделений, то оригинал документа передается первому исполнителю, а копии документа - всем соисполнителям. 45. Выемка корреспонденции из специальных ячеек в Канцелярии лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, производится не менее четырех раз в день, а срочной корреспонденции - незамедлительно после получения устного сообщения из Канцелярии о наличии срочной корреспонденции. 46. Учет корреспонденции, не подлежащей внесению в ЕСЭДО, производится лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, в журналах Управлении. 47. По корреспонденции, подлежащей внесению в ЕСЭДО, лицо, ответственное за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, делает отметки даты, времени и расписывается на втором экземпляре регистрационно-контрольной карточки к данному документу, которая остается на хранении в Управлении. 48. Руководители подразделений-исполнителей рассматривают в соответствии с резолюцией руководства Министерства поступившую к ним корреспонденцию, определяют исполнителей и налагают резолюцию в порядке, установленной Правилом. 49. Документы с резолюциями руководителя структурного подразделения доводятся лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, до непосредственных исполнителей под роспись. 50. Учет прохождения документов в структурных подразделениях, а также контроль за их качественным и своевременным исполнением осуществляется лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

Глава. 4. Оформление поручений руководства

51 51. Персональные поручения Министра, Ответственного секретаря, вице-министров регистрируются в соответствующих приемных с присвоением номеров и передаются в Канцелярию для доведения их до исполнителей. При этом оригиналы персональных поручений Министра хранятся в приемной Министра, Ответственного секретаря, вице-министров, а в Управлению передаются их копии. 52. Оригиналы резолюций Ответственного секретаря и вице-министров, передаются вместе с рассмотренными документами в Управлению для доведения их до исполнителей. 53. Протокольные поручения по итогам заседаний и совещаний оформляются подразделением, ответственным за проведение заседания (совещания). 54. Поручения Министра, Ответственного секретаря, вице-министров, а также персональные поручения, по которым не установлены сроки, подлежат исполнению в 10-дневный срок, а поручения с грифом "срочно" в 2-дневный срок со дня получения поручения.

Глава. 5. Общие требования к оформлению документов, разрабатываемых в Министерстве

55 55. Содержание документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации. 56. При подготовке документа необходимо соблюдать грамматику, лексику, единообразие в написании наименований государственных органов, учреждений и организаций в полном соответствии с их официальными наименованиями, а также общепринятых сокращений часто употребляемых слов и величин. 57. При подготовке официальных документов не допускается употребление аббревиатуры, сокращения, например, "РК" вместо слов "Республика Казахстан". 58. При необходимости многократного употребления наименования органа, его подразделения, учреждения, организации в рамках одного документа при первом упоминании приводится его полное, а в скобках сокращенное наименование. 59. Не рекомендуется отрывать инициалы имени и отчества от фамилии, переносить их на другую строку или страницу. 60. При разработке документов применяется, как правило, текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше. При этом используются следующие параметры: 1) основной формат - А 4 (297 х 210 мм); 2) основные шрифты - "для текстов на государственном языке и на русском языке - "Times New Roman" в соответствии с Регламентом Правительства Республики Казахстан, утвержденным постановлением Правительства Республики Казахстан от 10 декабря 2002 года № 1300; 3) размер шрифта: основного документа и приложений к нему - 14, в случае больших по объему текстов - от 10 до 13; таблиц и схем - 12, в случае больших по объему таблиц и схем - от 9 до 11; проектов Законов, актов Президента Республики Казахстан и документов, направляемых в адрес Президента Республики Казахстан - 14; 4) межстрочный интервал: основной - одинарный; в проектах Законов и актов Президента Республики Казахстан - 2 интервала, в приложениях к ним - полуторный интервал; 5) основные параметры страницы: левое поле - 2,5 см; правое поле - не менее 1,5 см; верхнее поле - не менее 2,5 см; нижнее поле - не менее 2,5 см. При двустороннем печатании или копировании оборотная сторона листа документа имеет соответственно следующие размеры полей: левое - не менее 2,5 см; правое - 1,5 см; верхнее - не менее 2,5 см; нижнее - не менее 2,5 см. 61. Текст документа следует делить на абзацы, которые не нумеруются. Большие по объему документы следует делить на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. 62. Утверждение и согласование организационно-распорядительных документов осуществляется с указанием должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов и фамилии, даты утверждения (согласования). При этом пометка утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа, а пометка согласования располагается в левом нижнем углу. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица, с указанием его должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "за", надпись от руки "зам.", или косую черту перед наименованием должности. В случае если исполнение обязанностей не возложено приказом, то полномочия в подписании документов определяются в соответствии с распределением обязанностей и положениями о структурных подразделениях. 63. В случае если к документу имеется приложение, то в документе делается отметка о его наличии с указанием количества листов приложения. При этом, если документ содержит полное наименование приложения, то отметка о наличии приложения оформляется в сокращенной форме. Если в документе не указано название приложения, его необходимо указать в отметке о приложении. Приложения к документу нумеруются отдельно. 64. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. 65. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами в середине верхнего поля листа документа без знаков препинания. Первая страница документа или приложения не нумеруется. 66. Подпись выделяется жирным шрифтом и содержит должность лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи (имя и фамилию). 67. В случае наличия нескольких подписей они располагаются в последовательном порядке в зависимости от иерархии должностей подписавших лиц, а внутри одной должности - в алфавитном порядке. 68. В документах составленных комиссией указываются не должности подписывающих лиц, а их статус в составе комиссии в соответствии с распределением.

Глава. 6. Требования к оформлению исходящих документов

69 Сноска. Пункт 69 с изменениями, внесенными приказом Министра образования и науки РК от 22.11.2011

Глава. 7. Требования к оформлению проектов нормативных правовых актов (Законов, Указов Президента Республики Казахстан постановлений Правительства Республики Казахстан, распоряжений Премьер-Министра Республики Казахстан)

77 77. Все поступающие на согласование в Министерство, а также разрабатываемые в Министерстве проекты законов, указов Президента Республики Казахстан, постановлений Правительства Республики Казахстан, распоряжений Премьер - Министра Республики Казахстан и другие нормативные правовые акты (далее - проекты) проходят внутреннее согласование с оформлением листа. 78. Согласование проектов осуществляется структурными подразделениями Министерства, в чью компетенцию входят вопросы, затрагиваемые в проектах, и подлежат обязательному согласованию с Департаментом правового обеспечения и государственных закупок. 79. Визирование документов обеспечивает структурное подразделение определенное первым исполнителем. Замечания прилагаются к проекту. 80. Порядок подготовки проектов: - подготовка проектов Министерством осуществляется на основании и во исполнение Конституции Республики Казахстан, законодательных актов, актов Президента Республики Казахстан и иных нормативных правовых актов; - проекты разрабатываются по своей инициативе или по поручениям вышестоящих государственных органов, если иное не установлено законодательством. 81. Согласование проектов: - проекты в обязательном порядке согласовываются с заинтересованными, в силу их установленной законодательством компетенции, государственными органами, при этом такая заинтересованность в согласовании проекта устанавливается исходя из предмета рассматриваемых в проекте вопросов, а также при наличии в проекте поручений в адрес государственных органов или их руководителей; проекты, за исключением кадровых вопросов и вопросов организационного характера, подлежат обязательному согласованию с Министерством юстиции Республики Казахстан, ответственным за проведение юридической экспертизы на предмет соответствия Конституции Республики Казахстан, законодательным актам, актам Президента Республики Казахстан, Правительства Республики Казахстан и Премьер-Министра Республики Казахстан, а также с Министерством финансов Республики Казахстан; - проекты, затрагивающие интересы субъектов частного предпринимательства, направляются в аккредитованные объединения субъектов частного предпринимательства для получения экспертного заключения. Экспертные заключения аккредитованных объединений субъектов частного предпринимательства носят рекомендательный характер и являются обязательным приложением к проекту до его принятия; - проекты по вопросам вступления в международные организации и выхода из них, заключения, исполнения международных договоров Республики Казахстан, прошедшие правовую экспертизу подлежат согласованию в Министерстве иностранных дел Республики Казахстан. 82. Основные термины, применяемые при разработке проектов указов и поручений Президента Республики Казахстан: 1) акты Президента Республики Казахстан - указы и распоряжения Президента Республики Казахстан; 2) поручения Президента Республики Казахстан - поручения Президента Республики Казахстан, данные по итогам международных мероприятий и региональных поездок, содержащиеся в протоколах совещаний, заседаний и общественно значимых мероприятий с участием Президента Республики Казахстан, личные поручения Президента Республики Казахстан и поручения Президента Республики Казахстан по служебным документам; 3) контроль за исполнением актов и поручений Президента Республики Казахстан - совокупность мер по осуществлению поэтапных контрольных действий, направленных на обеспечение качественного и своевременного исполнения актов и поручений Президента Республики государственным органом; 4) стратегические и программные документы - стратегические планы развития Республики Казахстан, стратегии, концепции, государственные программы и доктрины, утвержденные указами Президента Республики Казахстан. 83. Порядок подготовки, согласования и предоставления на подпись проектов актов Президента Республики Казахстан: 1) Подготовку проектов актов Президента Республики Казахстан осуществляется непосредственно Министерством; 2) Подготовка проектов актов Президента Республики Казахстан осуществляется Министерством по своей инициативе согласно его компетенции либо по поручению вышестоящих государственных органов или должностных лиц; 3) Проекты актов Президента Республики Казахстан на соответствующих бланках на государственном и русском языках, подготовленное Министерством вносится в Администрацию Президента письмом за подписью первого руководителя; 4) Проекты актов Президента Республики Казахстан, вносимое Министерством в обязательном порядке визируются руководителями государственного органа-разработчика, министерств юстиции, финансов и при необходимости Премьер-Министром, Руководителем Канцелярии Премьер-Министра; 5) Проект акта Президента Республики Казахстан и приложения к нему полистно парафируются руководителем государственного органа-разработчика, за исключением первого листа проекта акта, если проект акта состоит из двух и более листов. 84. К вносимому проекту акта Президента Республики Казахстан прилагаются: 1) пояснительная записка объемом не более трех страниц, а по сложным вопросам - пяти страниц, где излагается предмет вопроса, социально-экономическое и при необходимости политико-правовое, экологическое, демографическое и иные обоснования, прогноз ожидаемых последствий принятия акта, перечень ранее принятых актов Президента Республики Казахстан по этому вопросу и информация об их исполнении; Пояснительная записка к проекту акта Президента Республики Казахстан, вносимой Министерством подписывается - Министром; 2) в случае если проект акта предусматривает внесение изменений и/или дополнений в действующие акты Президента Республики Казахстан, сравнительная таблица действующей и предлагаемой редакции проекта акта Президента Республики Казахстан с соответствующим обоснованием вносимых изменений и дополнений, полистно парафированная и подписанная руководителем государственного органа-разработчика; 3) лист согласования; 4) соответствующие проекты нормативных правовых актов, парафированные первым руководителем государственного органа-разработчика, принятие которых необходимо в реализацию вносимого проекта акта Президента Республики Казахстан, при наличии их прямой компетенции, устанавливаемой проектом акта Президента Республики Казахстан; 5) копия приказа о возложении обязанностей на лиц, исполняющих обязанности первого руководителя государственного органа, в случае наличия их виз на проекте акта; 6) иные необходимые материалы. 85. К вносимому проекту акта Президента Республики Казахстан, доработанному в Канцелярии Премьер-Министра, допускается прикладывать ранее внесенный в Правительство проект акта Президента Республики Казахстан с визами первых руководителей государственного органа-разработчика, министерств юстиции, финансов. 86. Проекты представляются (в том числе в электронном виде) через Единую систему электронного документооборота (далее - ЕСЭДО). 87. Проекты актов Президента Республики Казахстан о международных договорах представляются в Администрацию Президента не менее чем за пять рабочих дней до намеченного дня подписания международных договоров. 88. Акты Президента Республики Казахстан, затрагивающие полномочия: 1) государственного органа, непосредственно подчиненного и подотчетного Президенту Республики Казахстан согласовываются с руководителем данного государственного органа. 89. Администрацией Президента проводится экспертиза проектов актов Президента Республики Казахстан на предмет: 1) соответствия Конституции Республики Казахстан, законодательным актам Республики Казахстан, указам Президента Республики Казахстан, иным нормативным правовым актам, а также ратифицированным международным договорам; 2) соответствия основным направлениям внутренней и внешней политики, определяемой Президентом Республики Казахстан; 3) соответствия требованиям стратегических и программных документов, утвержденных Президентом Республики Казахстан; 4) соответствия поручениям Президента Республики Казахстан; 5) определения социально-экономических, политико-правовых, экологических, демографических и иных последствий принятия предлагаемого акта; 6) согласованности со всеми заинтересованными государственными органами; 7) соответствия требованиям юридической техники и делопроизводства; 8) аутентичности текстов на государственном и русском языках; 9) соответствия иным требованиям настоящих Правил. 90. Экспертиза проектов актов Президента Республики Казахстан в Администрации Президента осуществляется в течение пяти рабочих дней со дня их поступления, если Руководителем Администрации Президента не установлены иные сроки. Результаты экспертизы проектов актов Президента Республики Казахстан оформляются в виде экспертных заключений структурных подразделений Администрации Президента. 91. Проекты актов Президента Республики Казахстан об утверждении стратегических и программных документов рассматриваются в срок не более десяти рабочих дней со дня их поступления в Администрацию Президента. 92. В случае если в проекте акта Президента Республики Казахстан выявляются недостатки или по нему имеются возражения, устранимые в рабочем порядке, то по решению Руководителя Администрации Президента или его соответствующего заместителя проект может быть доработан в Администрации Президента с участием государственного органа-разработчика. При этом устранение недостатков или возражений и при необходимости повторное согласование проекта акта осуществляется в течение десяти рабочих дней, если иной срок не установлен Руководителем Администрации Президента или его соответствующим заместителем. 93. Если недостатки или возражения по проекту существенны и устранение их невозможно на стадии рассмотрения в Администрации Президента, то проект акта Президента Республики Казахстан по решению Руководителя Администрации Президента возвращается на доработку государственному органу, внесшему проект акта. 94. При подготовке проектов актов Президент Республики Казахстан может установить иной порядок и сроки подготовки, согласования и представления их на подпись. 95. Порядок подготовки, согласования и предоставления на подпись проектов поручений Президента Республики Казахстан осуществляется при проведении: 1) региональных поездок; 2) международных мероприятий; 3) общественно значимых мероприятий и совещаний с участием Президента Республики Казахстан. 96. При подготовке проектов поручений Президента Республики Казахстан учитываются проработанность поднимаемых вопросов и согласованность со всеми заинтересованными органами с приложением документов, подтверждающих: 1) соответствие стратегическим и программным документам; 2) результативность и эффективность; 3) реальность сроков исполнения; 4) экономическую целесообразность и обеспеченность ресурсами. 97. Министерство обеспечивает рассмотрение и согласование проекта поручения Президента Республики Казахстан в течение трех рабочих дней со дня его поступления. При этом проекты поручений, реализация которых требует финансирования, в обязательном порядке согласовываются с Министерством финансов. 98. Министерство в рамках предстоящих мероприятий с участием Президента Республики Казахстан обеспечивает представление проектов поручений в Администрацию Президента, согласованных с Премьер-Министром, заинтересованными государственными органами и организациями, не менее чем за пятнадцать рабочих дней до проведения мероприятий с участием Президента Республики Казахстан: - Министерство - по общественно значимым мероприятиям и совещаниям с участием Президента Республики Казахстан. 99. Министерство обеспечивает согласование разработанного проекта поручений Президента Республики Казахстан с заинтересованными государственными органами и организациями, Премьер-Министром и вносят его в Администрацию Президента по итогам: 1) региональных поездок, общественно значимых мероприятий и совещаний с участием Президента Республики Казахстан - в течение семи рабочих дней; 2) международных мероприятий - в течение пятнадцати рабочих дней. 100. При подготовке проектов поручений Президент Республики Казахстан может установить иной порядок и сроки их подготовки. 101. По ходатайству государственного органа-разработчика могут проводиться совещания у Премьер-Министра Республики Казахстан и его заместителей в целях рассмотрения разногласий согласующих государственных органов. 102. После проведения согласования государственный орган-разработчик в соответствии с требованиями Регламента Правительства Республики Казахстан, Инструкцией по оформлению проектов постановлений Правительства Республики Казахстан и распоряжений Премьер-Министра Республики Казахстан, утвержденной постановлением Правительства Республики Казахстан от 22 июля 1998 года № 678 совместно с заключениями согласующих государственных органов (протоколов разногласий) вносит проект на рассмотрение в Канцелярию Премьер-Министра Республики Казахстан в среду с 9.00 до 18.00 часов (за исключением распоряжений Премьер-Министра Республики Казахстан; законопроектов; проектов указов Президента Республики Казахстан и проектов нормативных правовых актов, разработанных во исполнение поручений Премьер-Министра Республики Казахстан, предусматривающих их срочное внесение). 103. Вносимые Министерством в Канцелярию Премьер-Министра Республики Казахстан проекты, подготовленные на государственном и русском языках, должны содержать: 1) проект постановления Правительства Республики Казахстан; 2) пояснительную записку, которая должна содержать следующие основные сведения: - основания проекта со ссылкой на соответствующие нормативные правовые акты, протокольные и иные поручения Правительства Республики Казахстан и/или другие обоснования необходимости его принятия (прикладываются к пояснительной записке); - необходимость финансовых затрат по проекту и его финансовая обеспеченность, в том числе источник финансирования, а также в случае необходимости решение Республиканской бюджетной комиссии (соответствующие расчеты, ссылка на источник финансирования, копия решения Республиканской бюджетной комиссии в обязательном порядке прикладываются к пояснительной записке); - предполагаемые последствия в случае принятия проекта; - конкретные цели и сроки ожидаемых результатов; - сведения об актах и поручениях Президента и/или Правительства Республики Казахстан, принятых ранее по вопросам, рассматриваемым в проекте, и результатах их реализации; - необходимость приведения законодательства в соответствие с вносимым проектом в случае его принятия (указать требуется ли принятие других нормативных правовых актов или внесение изменений и/или дополнений в действующие акты) либо отсутствие такой необходимости. Пояснительная записка к проекту постановления (распоряжения), затрагивающему интересы субъектов частного предпринимательства, в обязательном порядке должна содержать результаты расчетов, подтверждающих снижение и/или увеличение затрат субъектов частного предпринимательства в связи с введением в действие акта Правительства Республики Казахстан. В случае несогласия с экспертными заключениями аккредитованных объединений субъектов частного предпринимательства разработчик проекта должен привести в пояснительной записке к проекту аргументированные обоснования причин несогласия с экспертным заключением; 3) к проекту, предусматривающему внесение изменений и/или дополнений в действующие акты Правительства Республики Казахстан прилагается сравнительная таблица прежней и новой редакции постановления (постановлений) с соответствующим обоснованием вносимых изменений и дополнений, полистно парафированная и подписанная руководителем государственного органа-разработчика; 4) в случае если проектом предусматривается поставить на утрату постановление (постановления) к проекту прикладывается справка, содержащая обоснование необходимости принятия проекта, полистно парафированная и подписанная руководителем государственного органа-разработчика; 5) в случае если проект постановления (распоряжения) затрагивает интересы субъектов частного предпринимательства, к проекту прикладываются экспертные заключения аккредитованных объединений субъектов частного предпринимательства, отраслевые интересы которых непосредственно затрагиваются проектом; 6) заключения иных государственных органов (протокол разногласий); 7) копии поручений (протоколов и т.д.), во исполнение которых разработан проект. 104. Сопроводительное письмо к проекту подписывается руководителем государственного органа-разработчика. 105. Проекты и приложения к ним полистно парафируются руководителем государственного органа-разработчика. 106. При возвращении проекта на доработку, проект должны внести в месячный срок со дня возврата (за исключением случаев доработки в рабочем порядке со сроком 10 рабочих дней). 107. Проект может быть отклонен по решению Премьер-Министра Республики Казахстан до внесения проекта на голосование по любым основаниям и на основании протокола заседания Правительства.

Глава. 8. Требования к оформлению проектов приказов Министерства

Сноска. Наименование раздела в редакции приказа Министра образования и науки РК от 22.11.2011

108 Сноска. Правила дополнены пунктом 115-1 в соответствии с приказом Министра образования и науки РК от 22.11.2011
Сноска. Пункт 116 в редакции приказа Министра образования и науки РК от 22.11.2011
Сноска. Правила дополнены пунктом 116-1 в соответствии с приказом Министра образования и науки РК от 22.11.2011

Глава. 9. Порядок регистрации исходящей корреспонденции и приказов в Министерстве

117 Сноска. Пункт 117 с изменениями, внесенными приказом Министра образования и науки РК от 22.11.2011

Глава. 10. Мониторинг исполнения контрольных документов

125 125. Контроль за сроками исполнения актов и поручений осуществляет Управления. Работники Управления вносят в ЕСЭДО Министерства всю информацию, связанную с текущим исполнением документа, представленную конкретными исполнителями или лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях: - фамилия и инициалы конкретного исполнителя; - исходящие номера и даты промежуточных писем и запросов; - отметки о продлении срока исполнения; - исходящий номер и дата документа, на основании которого производится снятие с контроля. 126. Лица, допустившие некачественное либо несвоевременное исполнение контрольных документов со штампом "БАҚЫЛАУҒА АЛЫНДЫ", представляют руководителю структурного подразделения объяснительную записку по форме согласно приложению 18 к настоящим Правилам. 127. При наличии просроченных исполненных документов со штампом "БАҚЫЛАУҒА АЛЫНДЫ" Управления обязана информировать Ответственного секретаря, курирующего вице-министра, руководителей структурных подразделений и ведомств. В случае непринятия соответствующих мер информируется Министр. 128. Еженедельно Ответственный секретарь проводит совещание по вопросам исполнительской дисциплины с приглашением руководителей структурных подразделений. 129. Еженедельно Управления представляет Ответственному секретарю служебную записку обо всех случаях нарушения срока исполнения с указанием наименования документа, ответственного за исполнение.

Глава. 11. Работа с документами с пометкой "Для служебного пользования"

130 130. В документах Министерства, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения, а также материалы, запрещенные к публикации в открытой печати, передачах по радио и телевидению, проставляется пометка "Для служебного пользования" (далее - "ДСП"). 131. Осуществление учета, размножения, хранения и использования документов с пометкой "ДСП" возлагается на Управлению. 132. Учет документов с пометкой "ДСП" ведется отдельно от учета другой несекретной документации в журнальной форме согласно приложению 19 к настоящим Правилам. 133. На обороте подготовленного последнего листа каждого экземпляра документа и сопроводительного письма исполнитель указывает количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию и дату отпечатки документа. 134. Министр, Ответственный секретарь, вице-министры и руководители ведомств имеют право снимать пометку "ДСП" с документов, подготовленных в министерстве, если содержащиеся в них сведения не соответствуют действующему в Министерстве перечню сведений ограниченного распространения. Они же могут давать разрешение на снятие копий с этих документов. 135. Хранить документы с пометкой "ДСП" следует в металлических шкафах и сейфах отдельно от других несекретных документов. 136. В случае размножения документов с пометкой "ДСП" учет копий производится поэкземплярно, путем указания порядкового номера экземпляра на каждой копии, а также отражения в отдельном журнале по форме согласно приложению 20 к настоящим Правилам сведений о количестве копий и их рассылке. 137. При отправке документов с пометкой "ДСП" в несколько адресов составляется реестр рассылки с номерами отправляемых экземпляров, подписанный начальником Управления контроля и документооборота. Перед сдачей документов с пометкой "ДСП" на отправку на них проставляются номера экземпляров. При отправке таких документов по нескольким адресам вместе с документом передается указатель рассылки с номерами отправляемых экземпляров, подписанный руководителем структурного подразделения, готовившего документ, по следующей схеме: "ДСП", пункт "__" перечня служебной информации МОН РК Уч. № __ Отпечатано: ___ экз. Экз. № ____ в адрес Экз. № ____ в дело Файл уничтожен. Исп., Тел. Дата" 138. Работники Министерства принимают меры к обеспечению сохранности документов с пометкой "ДСП", неразглашения информации ограниченного распространения и соблюдения правил работы с документами, содержащими такую информацию.

Глава. 12. Порядок контроля исполнения документов в Министерстве образования и науки Республики Казахстан

139 Сноска. Пункт 183 в редакции приказа Министра образования и науки РК от 22.11.2011

Глава. 13. Порядок рассмотрения обращений физических и юридических лиц и контроля за их исполнением в Министерстве образования и науки Республики Казахстан

184 Сноска. Пункт 192 в редакции приказа Министра образования и науки РК от 22.11.2011

Глава. 15. Прием, передача дел и документов при увольнении или переводе на другую работу сотрудников Министерства

210 210. При увольнении или переводе на другую работу сотрудник Министерства сдает служебное удостоверение, передает все находящиеся у него на исполнении дела и документы, а также накопленные справочные материалы сотруднику, указанному его непосредственным руководителем и заполняет обходной лист. При этом составляется акт о приеме-передаче в двух экземплярах по форме согласно приложению 23 к настоящим Правилам, в котором указываются передаваемые документы и характеризуется состояние исполнения нерешенных на день передачи вопросов. Оба экземпляра акта подписываются передающим и принимающим работниками и утверждаются руководителем структурного подразделения. 211. При уходе сотрудника в отпуск или при выезде в длительную командировку сотрудник Министерства передает все находящиеся у него документы сотруднику, указанному его непосредственным руководителем, с отражением приема-передачи на регистрационно-контрольных карточках и в электронной базе структурного подразделения. Если после возвращения сотрудника документы остались неисполненными, то они вновь передаются ему с отражением приема-передачи на регистрационно-контрольных карточках и в электронной базе структурного подразделения. При этом, если сотрудник, замещавший ушедшего в отпуск или выехавшего в командировку, допустил срыв сроков исполнения переданных ему документов, то он в установленном порядке привлекается к дисциплинарной ответственности.

Глава. 16. Формирование дел в текущем делопроизводстве

212 212. Формирование и систематизация дел в текущем делопроизводстве Министерства осуществляется в соответствии с Номенклатурой дел Министерства (далее - номенклатура) согласованной с Национальным архивом Республики Казахстан и утвержденной Ответственным секретарем, в которой указываются сроки хранения дел в структурных подразделениях Министерства. Номенклатура дел Министерства составляется по форме согласно приложению 24 к настоящим Правилам. 213. Утвержденная номенклатура вводится в действие с начала нового календарного года. Номенклатура пересоставляется и согласовывается заново в случае изменения функции и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно она перепечатывается с соответствующими поправками и утверждается. 214. К каждому делу, включенному в номенклатуру, присваивается индекс. Индексы дел состоят из индекса структурного подразделения, индекса департамента, управления и порядкового номера дела. 215. В номенклатуру включаются наименования всех дел и документов, сгруппированных структурными подразделениями. Заголовки дел, включенных в номенклатуру, должны отражать содержание работы, по которой группируются в дела документы, с указанием их видов (законы, указы, постановления, распоряжения, протоколы, планы, отчеты, переписка). 216. Заголовок дела четко в обобщенной форме должен отражать основное содержание и состав документов дела. Папки должны быть подписаны на государственном и русских языках. Не допускается употребление в заголовке дела общих формулировок ("Разные материалы", "Общая переписка" и так далее). В случае если заголовок включает в себя термин "документы", то в скобках обязательно осуществляется расшифровка: планы, отчеты, записки и так далее. 217. Обложка каждого дела оформляется с указанием по форме согласно приложению 25 к настоящим Правилам: полного наименования государственного органа - Министерство образования и науки Республики Казахстан; полного наименования структурного подразделения; номера индекса; заголовка дела по номенклатуре; даты первого и последнего материалов, подшитых в дело; срока хранения и номера статьи по "Перечню типовых документов, образующихся в деятельности государственных организаций, с указанием сроков хранения", утвержденный приказом Министра культуры, информации и спорта Республики Казахстан от 18 июля 2005 года № 202; количества листов. 218. Документы постоянного и временного хранения формируются в отдельные дела. Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Не допускается помещение в дело лишних экземпляров и черновиков. В случае большого объема документов формируются тома, представляющие собой отдельные дела с самостоятельной нумерацией листов. Индексы дел, состоящих из томов, должны быть едиными, но на томах может быть дополнительно указана информация, характеризующая особенности данного тома. В последнем томе добавляется слово "последний". 219. При формировании дел содержание документов внутри дела должно соответствовать заголовку дела по номенклатуре дел. Документы подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, без черновиков и лишних экземпляров. При отсутствии оригинала документа, допускается включение в дело соответственно оформленных вторых экземпляров. 220. В дела включаются документы по решенным вопросам, как правило, за один календарный год. В случае, когда вопросы, одного периода решены в другом, документы по данному вопросу с сохранением индекса прошлого года подшиваются в дела года, в котором они решены. 221. Документы формируются в дела в следующем порядке: - документ, на основании которого возник вопрос; - документ, которым решен вопрос (заключения, справки и другие документы, обосновывающие решение данного вопроса в хронологическом порядке или логической последовательности). 222. Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел осуществляет лицо, ответственное за организацию в Министерстве работы по ведомственному архиву.

Глава. 18. Порядок передачи документов из структурных подразделений в ведомственный архив Министерства

223 223. После полного решения вопросов, поставленных в документах, исполнитель докладывает об этом своему руководству, систематизирует переписку, определяет срок хранения (постоянный или временный) в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. 224. Исполненные документы снимаются с контроля должностным лицом, давшим поручение, либо иным уполномоченным должностным лицом. 225. Законченные делопроизводством документы, журналы регистрации корреспонденции и дела как постоянного, так и временного хранения, образующиеся в деятельности Министерства, в соответствии с настоящими Правилами принимаются, учитываются, обрабатываются и хранятся в ведомственном архиве. 226. Дела, сформированные в подразделениях по мере наступления сроков хранения, сдаются в ведомственный архив по сдаточной описи по форме согласно приложению 26 к настоящим Правилам, согласно утвержденному графику. Руководители подразделений несут ответственность за состояние дел, подлежащих сдаче в ведомственный архив. Сдачу дел осуществляют лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. 227. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Министерства, специалист, ответственный за ведение делопроизводства в течение двух месяцев с момента его ликвидации или реорганизации, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает в ведомственный архив независимо от сроков хранения. Если отдельные дела необходимо оставить в структурном подразделении Министерства для дальнейшей работы, то работники ведомственного архива оформляют выдачу этих дел во временное пользование. Запись производится в специальных журналах выдачи по форме согласно приложению 27 к настоящим Правилам. 228. Перед сдачей дел в ведомственный архив специалистами структурных подразделений Министерства выполняется следующая подготовительная работа: - сверка карточек с фактическим наличием документов по каждому делу; сверка по журналу исходящей корреспонденции документов, направленных в подлинниках в другие организации, переходящих исполнением на следующий год, оставшихся в подразделении для руководства; - проверка правильности подшивки документов в данное дело (соответствие содержания документов заголовку по номенклатуре дел (для дел постоянного хранения и по личному составу)); - изъятие лишних экземпляров, ненужных черновиков. Металлические скрепки удаляются, листы нумеруются черным графитным карандашом в правом верхнем углу листа, не задевая текста. Для личных дел составляется внутренняя опись по форме согласно приложению 28 к настоящим Правилам. Все записи на обложках дел делаются четко, черными чернилами или черной тушью. В конце дела оформляется заверительная надпись по форме согласно приложению 29 к настоящим Правилам, в которой цифрой и прописью указывается количество листов в деле, должность, фамилия, инициалы и подпись специалиста ответственного за передачу документов в ведомственный архив. 229. Прием и сдача документов из структурного подразделения Министерства в ведомственный архив оформляется актом приема-передачи, который подписывается руководителем структурного подразделения и специалистом этого подразделения, а также лицом, ответственным за организацию в министерстве работы по ведомственному архиву по форме согласно приложению 30 к настоящим Правилам. 230. Лицо, ответственное за организацию в Министерстве работы по ведомственному архиву: - проводит обработку документов, составляет описи, раскрывающие состав и содержание хранящихся дел; - осуществляет прием дел в ведомственный архив; - ведет подготовку и осуществляет сдачу архивных документов в установленные сроки на государственное хранение в Национальный архив Республики Казахстан; - осуществляет временную выдачу дел из ведомственного архива; - ведет учет движения дел в ведомственном архиве; - выдает справки по архивным документам на основании резолюции наложенной директором Департамента организационной и кадровой работы, отвечающего за ведение делопроизводства, на письменные обращения юридических и физических лиц; - осуществляет методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел; - несет ответственность за хранение архивных документов в ведомственном архиве. 231. Дела, оформленные с нарушением настоящих Правил, возвращаются в соответствующее структурное подразделение Министерства для переоформления. 232. При необходимости документы из ведомственного архива могут быть выданы работникам Министерства только с разрешения руководства Департамента, ответственного за ведение делопроизводства на срок не более 10 дней с отметкой в соответствующем журнале. 233. Запрещается производить изъятие из ведомственного архива дел постоянного срока хранения, а также вносить изменения в такие дела. 234. Окончательный отбор архивных материалов на постоянное, временное хранение и на уничтожение производится постоянно действующей Центральной экспертной комиссии Министерства, созданной приказом Ответственного секретаря.

Глава. 19. Порядок передачи документов на государственное хранение в Национальный архив Республики Казахстан

235 235. Документы Национального архивного фонда в соответствии с законодательством Республики Казахстан подлежат передаче на постоянное хранение в Национальный архив Республики Казахстан за счет сил и средств Министерства. 236. По результатам обработки составляются описи дел постоянного хранения, дел по личному составу по форме согласно приложению 31 к настоящим Правилам, дел временного хранения и акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению по форме согласно приложению 32 к настоящим Правилам и направляются на утверждение (согласование) в Национальный архив Республики Казахстан. После утверждения ЭПК Национального архива Республики Казахстан сводные описи дел утверждаются Ответственным секретарем Министерства, акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, согласовывается ЦЭК Министерства. 237. Периодичность передачи документов осуществляется согласно Инструкции о порядке и сроках временного хранения документов Национального архивного фонда Республики Казахстан в ведомственных архивах государственных юридических лиц, утвержденных приказом Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия от 26 декабря 2000 года № 83. 238. Передача осуществляется на основании описи дел постоянного хранения в соответствии с графиком, утвержденным Ответственным секретарем Министерства и по согласованию с Национальным архивом Республики Казахстан. 239. При обнаружении расхождений между количеством дел по итоговой записи в описи и их наличием, к описи составляется новая итоговая запись, в которой указываются фактическое количество переданных и номера отсутствующих дел. 240. Передача оформляется актом приема-передачи дел, где дополнительно проставляются номера отсутствующих дел, причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке с указанием мер по розыску. 241. На отсутствующие дела, поиск которых не дал результатов, составляется акт об утрате по форме согласно приложению 33 к настоящим Правилам, утверждаемый Ответственным секретарем. 242. Утраченные подлинники документов заменяются их заверенными копиями.

Глава. 20. Контроль за соблюдением настоящих Правил

243 243. Начальник Управления кадровой работы Департамента организационной и кадровой работы несет ответственность за ознакомление под роспись принимаемых на работу в Министерство сотрудников с настоящими Правилами и другими документами, регламентирующими работу Министерства. 244. Сотрудники Министерства в установленном законодательством порядке несут ответственность за сохранность документов и служебной информации. 245. Контроль за соблюдением требовании настоящих Правил осуществляет Департамент организационной и кадровой работы, который имеет право проводить в структурных подразделениях проверки с целью выявления фактов нарушения настоящих Правил и по их результатам вносить представления Ответственному секретарю о привлечении сотрудников, виновных в нарушении настоящих Правил, к ответственности.
Согласованы                          Согласованы протоколом Центральной экспертной    протоколом Экспертно-проверочной комиссии Министерства образования    комиссии Национального архива и науки Республики Казахстан         Республики Казахстан от 3.12.2010 г. № 07-4/02            15.12.2010 г. № 32

Министерство образования и науки Республики Казахстан

Акт

г. Астана                                       "__" ________ 20__ г.

о приеме-передаче документов и дел

В соответствии с приказом от __________ № _________ передал(а), _________________________ принял(а) ______________________ (фамилия и инициалы) (фамилия и инициалы) присутствии комиссии, образованной на основании данного приказа, в составе председателя ___________________ и членов ___________________ (фамилия и инициалы) (фамилия и инициалы) _______________________________________________________________________________________

документы и дела документационной службы за _________________________ годы и регистрационные учетные формы к ним:

| № | Название и номер номенклатуры дел | Количество экземпляров номенклатуры дел | Кол-во дел (в числителе), кол-во особо ценных дел (в знаменателе) | Количество единиц хранения страхового фонда | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|

Итого принято __________________________________________________ дел, (цифрами и прописью) в том числе _________________ особо ценных дел, ______________ единиц (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) хранения страхового фонда и ____________________________ номенклатуры (описей) дел _______________________________ экземплярах. (цифрами и прописью) Состояние документов и дел, страхового фонда, номенклатур (описей) дел _____________________________________________________________________ (Общая характеристика состояния) Одновременно передаются _____________________________________________ (виды информационно-поисковых систем, их объем и состояние) Состояние работы с документами, в том числе ведомственного архива _____________________________________________________________________ (общая характеристика) Наличие и состояние оборудования и инвентаря: _______________________ _____________________________________________________________________

Передал (а) _____________________________________ расшифровка подписи (личная подпись) Принял (а) расшифровка подписи __________________ расшифровка подписи (личная подпись) Председатель комиссии расшифровка подписи _______ расшифровка подписи (личная подпись) Члены комиссии расшифровка подписи ______________ расшифровка подписи (личная подпись)

Глава. Бланк письма Министерства образования и науки Республики Казахстан (образец)

| ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫ БІЛІМ ЖӘНЕ ҒЫЛЫМ МИНИСТРЛІГІ
010000, Астана каласы, «Министрліктер Yйi» тел.: (7172) 74-24-28, факс: (7172) 74-24-16 | | МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН
010000, город Астана, «Дом министерств» тел.: (7172) 74-24-28, факс: (7172) 74-24-16 |
|---|---|---|
| _____________________ № _____ _____________________________ | | |

Глава. Бланк приказа Министерства образования и науки Республики Казахстан (образец)

| ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫ БІЛІМ ЖӘНЕ ҒЫЛЫМ МИНИСТРЛІГІ
БҰЙРЫҚ
____________ № _________
Астана қ. | | МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН
ПРИКАЗ
г. Астана |
|---|---|---|

Глава. Печати и штемпели Министерства образования и науки Республики Казахстан (образец)

Сноска. Приложение 4 с изменениями, внесенными приказом Министра образования и науки РК от 22.11.2011

большая гербовая печать Министерства «Білім және ғылым министрлiгi»; маленькая гербовая печать Министерства; круглая печать Министерства "Бүйрықтың көшірмесін анықтау үшін"; круглая печать Департамента организационной и кадровой работы «Ұйымдастыру және кадр жұмысы департаменті»; круглая печать для исходящих документов Упралении № 1 «Бақылау және құжат айналымы басқармасы»; круглая печать для пакетов фельдсвязи «Пакеттер үшін»; круглая печать для командировочных удостоверений «Iccaпap куәлігі»; штамп регистрации входящих документов «Қазақстан Республикасы Білім және ғылым министрлігі кipic № ___ «__» 20_ ж. бет; штамп «Кенпрме»; штамп для возврата документов «Қайтарылуға тиіс»; штамп для повторно поступивших документов «Қайта түсті»; угловой штамп Министерства.

Министерство образования и науки Республики Казахстан

АКТ

_________________________                № ____________________ (дата)                                        Место издания Место издания                             (на русском или ином языке) (на государственном языке)                Утверждаю О выделении к уничтожению                 Министр образования и печатей и штампов,                        науки Республики Казахстан подлежащих защите                         ______________ расшифровка (личная подпись) подписи Дата

Основание: приказ от (дата) № ______ «О проведении проверки...» (или иной документ: план работы, поручение вышестоящего органа и т.д.). Составлен комиссией в составе: Председатель комиссии _________________________________________ должность, фамилия, инициалы Члены комиссии: 1. ____________________________________________ должность, фамилия, инициалы

2 2. ____________________________________________ должность, фамилия, инициалы
_____________________________________________________________________ Отобраны к уничтожению следующие печати и штампы, подлежащие защите:

| №№ п.п. | Наименование | Количество | Примечание |
|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 |

Составлен в ______ экземпляре (ах): 1-й экземпляр: в деле № 2 экземпляр: (адресат)

Председатель комиссии _____________________ Расшифровка подписи (личная подпись)

Члены комиссии ___________________________ Расшифровки подписей (личные подписи)

Отметки в журнал внесены, печати и штампы, подлежащие защите, в количестве _________________ штук уничтожены путем _________________. (цифрами и прописью)                     (вид уничтожения)

Наименование должности ____________________ Расшифровка подписи (личная подпись)

Дата

Глава. Журнал учета и выдачи печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, в Министерстве образования и науки Республики Казахстан

Для бланков письма

| № п/п | Наименование структурного подразделения | Ф.И.О. ответственного лица | Серийный № первого бланка | Серийный № последнего бланка | Кол-во | подпись |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Итого: | | | | | | |

Для бланков приказа

| № п/п | Наименование структурного подразделения | Ф.И.О. ответственного лица | Серийный № первого бланка | Серийный № последнего бланка | Кол-во | подпись |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Итого: | | | | | | |

Глава. Отчет по фирменным бланкам строгой отчетности

(бланков писем)

| № п/п | Остаток на начало № бланка | Приход № бланка | Расход № бланка | Испорченные № бланка | Остаток на конец № бланка |
|---|---|---|---|---|---|
| Итого: | | | | | |

Глава. Отчет по фирменным бланкам строгой отчетности

(бланков приказа)

| № п/п | Остаток на начало № бланка | Приход № бланка | Расход № бланка | Испорченные № бланка | Остаток на конец № бланка |
|---|---|---|---|---|---|
| Итого: | | | | | |

Министерство образования и науки Республики Казахстан

АКТ

____________________                         № _______________ (дата) Место издания                          Место издания (на государственном языке)             (на русском или ином языке)

О выделении к уничтожению             Утверждаю испорченных экземпляров               Министр образования и печатно-бланочной продукции,          науки Республики Казахстан подлежащей защите                     _________________ расшифровка (личная подпись) подписи Дата

Отметки в журналы учета и выдачи печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, внесены, испорченные экземпляры в количестве _____ ______________________ уничтожены путем _______________________. (цифрами и прописью)                      (вид уничтожения)

Наименование должности _______________________ Расшифровка подписи (личная подпись)

Дата

Основание: приказ руководителя организации от (дата) № ________ «О проведении проверки...» (или иной документ: план работы, поручение вышестоящего органа и т.д.). Составлен комиссией в составе: Председатель комиссии _________________________________________ должность, фамилия, инициалы Члены комиссии: 1. ____________________________________________ должность, фамилия, инициалы

2 2. ____________________________________________ должность, фамилия, инициалы _____________________________________________________________________
Отобраны к уничтожению испорченные экземпляры следующих видов печатно-бланочной продукции, подлежащей защите:

| №№ п.п. | Наименование вида печатно-бланочной продукции, подлежащей защите | Серия и номера экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите | Количество экземпляров испорченных печатно-бланочной продукции, подлежащей защите | Примечание |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |

Итого _______________ испорченных экземпляров печатно-бланочной (цифрами и прописью) продукции, подлежащей защите.

Составлен в ______ экземпляре (ах): 1-й экземпляр: в деле № 2 экземпляр: (адресат)

Председатель комиссии _____________________ Расшифровка подписи (личная подпись)

Члены комиссии ___________________________ Расшифровки подписей (личные подписи)

Регистрация входящих документов в ЕСЭДО в Министерстве образования и науки Республики Казахстан путем оформления регистрационно-контрольных карточек

Министерство образования и науки РК

RU не контрольный внешняя На исполнении

Регистрационная карточка входящего документа №

Ответственный исполнитель:

| Входящий № | | Дата регистрации | |
|---|---|---|---|
| Исходящий № | | Дата документа | |
| Резолюция вышестоящих организаций | | | |
| Корреспондент Автор | | | |
| Кому адресован | | | |
| Вид документа | | Язык документа: | |
| Характер вопроса | | | |
| Краткое содержание | | Кол-во листов/прилож | |
| Текущий срок исполнения | | Первичный срок исполнения | |
| Резолюция | | | |
| Пункты | | | |

Глава. ПЕРЕЧЕНЬ документов, не подлежащих регистрации в Управлении Министерства

Не регистрируются поступающие следующие документы, не требующие принятия по ним решения (не содержащие постановочных вопросов): Учетные данные по назначаемым работникам; Статистические отчеты, сведения, справки о работе государственных органов, отраслей экономики и социально-культурной сферы и другая информация, направленная для сведения; Рекламные извещения, проспекты, плакаты, программы совещаний; Первичные документы бухгалтерского учета (регистрируются в отделе бухучета); Учебные планы, программы (регистрируются в соответствующем структурном подразделении); Поздравительные письма, поздравительные телеграммы, пригласительные билеты, телефонограммы (кроме телефонограмм, требующих контрольного исполнения); Анонимные обращения, в которых не указаны фамилия, имя, отчество, нет подписи, данных о месте жительства, работы или учебы, за исключением случаев, когда в таком обращении содержатся сведения о готовящихся или совершенных преступлениях либо об угрозе государственной или общественной безопасности и которое подлежит немедленному перенаправлению в государственные органы в соответствии с их компетенцией. Обращения, в которых не изложена суть вопроса.

Глава. РЕГИСТРАЦИОННО - КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА для регистрации документов

Лицевая сторона

| Вид документа | Листов | Приложения | Контроль |
|---|---|---|---|
| Входящий номер | Входящая дата | Корреспондент | Телефон |
| Исходящий номер | Исходящая дата | Адресат | Отправитель |
| Характер | Вид доставки | Язык | |

| Краткое содержание |
|---|
| Резолюции |

| Отдел | Исполнитель | Напоминания |
|---|---|---|
| Срок исполнения | Продлил | До |
| Фактический срок исполнения | Вопрос решен | |
| Дело № | Том № Листы | Акт № от |

| Индекс, роспись, время получения | Индекс, роспись, время получения | Индекс, роспись, время получения | Индекс, роспись, время получения |
|---|---|---|---|

Оборотная сторона

| Ход исполнения | | | |
|---|---|---|---|
| Дата, №, куда направлен запрос | Дата, исходящий №, кто подписал | Дата получения | |
| Индекс, роспись, время получения | Индекс, роспись, время получения | Индекс, роспись, время получения | Индекс, роспись, время получения |

1 1. В реквизите «Автор документа (корреспондент)»: 1) Для входящего документа вносится наименование организации-автора (наименование организации-авторов) входящего документа, если входящий документ является обращением гражданина, то вносятся фамилия, инициалы имени и отчества автора обращения с указанием адреса и иных необходимых сведений; 2) Для исходящего документа вносятся наименование организации-адресата (наименования организаций или обобщенное наименование однородных организаций); 3) Если исходящий документ является ответом на обращение гражданина, то вносятся фамилия, инициалы имени и отчества гражданина с указанием адреса и иных необходимых сведений; 4) Для внутренних документов вносят наименование структурного подразделения (должность и фамилию работника) организации-автора внутреннего документа; 2. Реквизит «Вид документа» заполняется в соответствии с видом регистрируемого документа, при регистрации писем данный реквизит не заполняется. 3. В реквизите «Дата документа» проставляется дата, зафиксированная на документе автором (авторами) документа. 4. В реквизите «Номер документа» вносится регистрационный номер, присвоенный документу организацией-автором (организациями-авторами). 5. В реквизите «Дата поступления» вносится дата поступления документа в организацию. 6. В реквизите «Входящий номер» вносится номер, присвоенный организацией-получателем документа. После исполнения документа проставляется номер дела по номенклатуре дел организации и другие отметки по усмотрению организаций. 7. В реквизите «Заголовок документа или краткое содержание» переносится заголовок документа, при отсутствии заголовка, краткое содержание документа. 8. В реквизите «Количество листов» вносится общее количество листов документа и сопроводительного листа к нему. 9. В реквизите «Отметка о наличии приложений» проставляется количество приложений и общее количество листов приложений. 10. В реквизите «Резолюция» полностью переносится текст резолюции руководителя организации. 11. В реквизите «Расписка» (отметка) о получении, дата вносится подпись, расшифровка подписи исполнителя (подписи, расшифровки подписей исполнителей), дата передачи документа на исполнение. В реквизите «Срок исполнения» проставляется дата исполнения. При регистрации исходящего инициативного документа вносится дата ожидаемого ответа. 12. В реквизите «Отметка об исполнении, продлении срока исполнения» вносится запись о решении вопроса, дата и регистрационный номер ответного документа. В случае продления документа вносится новая дата исполнения. 13. В реквизите «Отметка о направлении в дело» вносится индекс по номенклатуре дел организации. 14. В реквизите «Отметка о контроле» вносится отметка о контроле сроков исполнения документа, даты проверок, причины задержки исполнения.
Порядок рационального расположения указанных и дополнительных реквизитов в регистрационно-контрольной карточке определяется организацией.

Глава. Журнал регистрации входящих документов в Министерстве образования и науки Республики Казахстан

| Дата поступления и индекс документа | Корреспондент, дата и индекс входящего документа | Заголовок или краткое содержание входящего документа | Резолюция или кому направлен документ на исполнение | Отметка об исполнении документа |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |

Глава. Журнал регистрации исходящих и внутренних документов в Министерстве образования и науки Республики Казахстан

| Дата и индекс исходящего (внутреннего) документа | Корреспондент | Заголовок или краткое содержание документа | Отметка об исполнении документа |
|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 |

Глава. Сведения об исполнении контрольных документов по состоянию на ______________________ (число, месяц, год)

| № | Наименования структурных подразделении | Документы на контроле | Из них документы | | | | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| всего | поступило в предыдущем месяце | исполненные | находящиеся на исполнении | с продленным сроком исполнения | с нарушением срока исполнения | | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |

Начальник управления             _______________________ Ф.И.О. (личная подпись)

Глава. Журнал служебной переписки между ведомствами и департаментами в Министерства образования и науки Республики Казахстан

за _______________ 200_ г.

| № п/п | Краткое содержание служебной переписки дата, номер | Корреспондент | Кем подписан (Ф.И.О., должность) | Кол-во страниц | Ф.И.О. исполнителя | Роспись в получении |
|---|---|---|---|---|---|---|

образец

Наименование структурного подразделения ____________________ ____________________

УТВЕРЖДАЮ Директор ____________________ ____________________ (Ф.И.О., подпись)

АКТ при вскрытии пакета/конверта

г. Астана от                              «__» ________ 200_ г.

Мы, нижеподписавшиеся работники Управления контроля и документооборота Департамента организационной и кадровой работы Министерства образования и науки Республики Казахстан, _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ Составили настоящий акт в том, что «__» ________ 200_ года при вскрытии пакета/конверта поступившего из ____________________________ в нем обнаружено ____________________________________________________ (№, дата, вид исходящего документа и краткое содержание) _____________________________________________________________________

Настоящий акт составлен в трех экземплярах. Первый экземпляр акта оставлен в Управлении контроля и документооборота, второй вместе с документами передан по назначению, третий направлен автору _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _________________________________________

Подписи ________________ Ф.И.О. ________________ Ф.И.О. ________________ Ф.И.О.

Глава. Журнал регистрации принятых документов и пакетов с грифом «Лично», «На конкурс» в Министерстве образования и науки Республики Казахстан

за _______________ 200_ г.

| № п/п | Адресат корреспонденции дата и № на конверте/пакете | Кол-во пакетов | Дата регистрации | Кому адресована | Роспись в получении | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|

Образец оформления резолюции

Министерство образования и науки Республики Казахстан

Организация (куда адресована резолюция, наименование в именительном падеже)

Ф.И.О. должностного лица (кому адресована резолюция, в дательном падеже)

Текст резолюции (ясное и исчерпывающее содержание действия или порядок и характер исполнения рассматриваемого документа)

Срок исполнения (при необходимости)

_____________ Инициал имени и фамилия (подпись) Руководителя

Дата резолюции (число, месяц, год)

Номер (входящий или исходящий) _____________________________________________________________________ ______________________________________

Наименование, дата и № документа (к которому относится резолюция)

Глава. Журнал регистрации исходящих документов в Канцелярии для отправки

за _______________ 200_ г.

| № п/п | Краткое содержание документа, № и дата | Корреспондент | Кем подписан | Кол-во страниц | Ф.И.О. исполнителя | Роспись в получении |
|---|---|---|---|---|---|---|

Журнал регистрации исходящих документов (корреспонденции), оформленных на фирменном бланке Министерства образования и науки Республики Казахстан

за _______________ 200_ г.

| № п/п | Краткое содержание, дата и № | Корреспондент | Кем подписан | Кол-во страниц | Ф.И.О. исполнителя | Роспись в получении |
|---|---|---|---|---|---|---|

Образец

оформления исходящей телеграммы

ТЕЛЕГРАММА № ____________________ (№ телеграфный, дата)

Пункт назначения (почтовый адрес) Наименование организации (куда направляется телеграмма) Фамилия получателя (кому направляется телеграмма) (текст телеграммы)

_____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ (текст телеграммы)

№ (исходящий номер, подписной) Должность, фамилия _____________________________________________________________ (лица, подписавшего телеграмму) _____________________________________________________________________ г. Астана, Министерство образования и науки Республики Казахстан Дата отправки (число, месяц, год) Должность лица, подписавшего телеграмму _____ расшифровка подписи (подпись)

Примечание: На телеграммах с поздравлениями или соболезнованиями исходящий номер проставляется под чертой

Глава. Журнал регистрации приказов, оформленных на фирменном бланке Министерства образования и науки Республики Казахстан.

за _______________ 200_ г.

| № п/п | Краткое содержание приказа, № и дата | Кол-во страниц | Кем подписан | Ф.И.О. исполнителя | Роспись в получении копии приказа | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|

Глава. Журнал регистрации приказов по основной деятельности Министерства образования и науки Республики Казахстан

Сноска. Правила дополнены приложением 17-1 в соответствии с приказом Министра образования и науки РК от 22.11.2011

| № п/п | № приказа | Дата | Наименование приказа | Кем подписан, Ф.И.О. исполнителя (с росписью исполнителя в получении копии приказа) | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|

Ответственному секретарю Министерства образования и науки Республики Казахстан от Ф.И.О. (должность, управление)

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ

Мною, _______________________________________________, допущено (Ф.И.О. исполнителя, должность, управление) несвоевременное исполнение документа, направленного для исполнения в адрес Министерства образования и науки Республики Казахстан _______________ № исходящего _____________, от «__» __________ 200_г. (адресат документа, откуда поступил)

1 1. № и дата входящего МОН РК ________________________________________ 2. Краткое содержание документа _____________________________________ 3. Резолюции ________________________________________________________ 4. Контрольная дата исполнения _________ фактическое исполнение _____ 5. Количество просроченных дней ___________ 6. Причины: _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _________________________________________
____________________                    _________________________ (дата) (подпись исполнителя)
Предложение Руководства по привлечению к ответственности _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ______________________________________________________
____________       ___________________       ________________________ (дата) (индекс управления) (подпись Начальника Управления)
Отметки документационной службы: _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ______________________________________________________
Выводы и предложения: _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ __________ __________________________________________________________ (дата)                       (подпись лица структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства)

Глава. Журнал регистрации документов с пометкой «ДСП» в Министерстве образования и науки Республики Казахстан

| № п/п | Краткое содержание документа, № и дата | Корреспондент | Кол-во страниц | Кем подписан | Ф.И.О. исполнителя | Роспись в получении |
|---|---|---|---|---|---|---|

Глава. Журнал учета ксерокопирования документов с пометкой «ДСП» в Министерстве образования и науки Республики Казахстан

| № п/п | Краткое содержание документа № и дата, кол-во страниц | Кол-во копии | Кем подписан | Ф.И.О. исполнителя | Роспись в получении | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|

Журнал регистрации карточки учета обращения физических и юридических лиц в Министерстве образования и науки Республики Казахстан

(лицевая сторона карточки)

КАРТОЧКА УЧЕТА ПОСТУПИВШЕГО ОБРАЩЕНИЯ

РЕГИСТРАЦИЯ ---------------------------------------------------------------

| Ф.И.О. Адрес заявителя Характер обращения Социальное положение | Регистрационный номер | Дата регистрации |
|---|---|---|
| Краткая аннотация обращения | | |
| Предложение, заявление, жалоба, отклик, запрос На каком языке изложено заявление Шифр исполнителя резолюции | | |

(оборотная сторона карточки)

| Дата | Кто направил обращение, кому | Расписка |
|---|---|---|

Хранение дело/том: Исполнение продлено до: Снято с контроля: Итог проверки: Поставлено на контроль структурным подразделением:

(лицевая сторона карточки)

КАРТОЧКА УЧЕТА ПРИЕМА ПОСЕТИТЕЛЕЙ № ______________ «__» _____________ 200_ года (дата приема)

Фамилия, имя, отчество заявителя ____________________________________ _____________________________________________________________________

Место работы гражданина и занимаемая должность ______________________ _____________________________________________________________________

Адрес проживания и № телефона _______________________________________ _____________________________________________________________________

Краткое содержание заявления ________________________________________ _____________________________________________________________________

Фамилия и инициалы, должность руководителя ведущего прием _____________________________________________________________________

(оборотная сторона карточки)

Кому и что поручено, дата ___________________________________________ _____________________________________________________________________

Результаты рассмотрения заявления ___________________________________ _______________________________________________________________ Когда и кем дан ответ _______________________________________________ _______________________________________________________________

Глава. Журнал графика, учета приема и предварительной записи граждан на личный прием к Министру образования и науки Республики Казахстан

Глава. ДАННЫЕ о результатах приема граждан руководителями _________________ ___________________________________________________ (наименование государственного органа) за ______ квартал 200 _ года

| Ф.И.О. лица, проводив- шего прием граждан | Должность лица, проводив- шего прием граждан | Принято человек | Из числа принятых: | | | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| вопрос решен положи- тельно | просьба не удовлет- ворена | направлено в подразделения государствен- ного органа | дано разъяс- нение | направлено в другие организации | | |
| Итого | | | | | | |

Глава. СВЕДЕНИЯ ОБ ИСПОЛНЕНИИ ОБРАЩЕНИЙ ФИЗИЧЕСКИХ И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ ПО СОСТОЯНИЮ на __________________________ (число, месяц, год)

| № п/п | Наименования структурных подразделений | Находится на исполнении | Из них | |
|---|---|---|---|---|
| Всего | Поступило за предыдущий месяц | Исполняются в срок | просрочены | |
| Всего | Срок продлен | | | |
| | Всего: | | | |

Начальник Управления

| Министерство образования и науки Республики Казахстан | | Утверждаю Министр образования и науки Республики Казахстан Расшифровка подписи Ф.И.О. (личная подпись) |
|---|---|---|

Глава. ГРАФИК приема физических и юридических лиц Министром, Ответственным секретарем, вице-министрами, председателями комитетов и директорами департаментов Республики Казахстан на _______ квартал 201_года

| Наименование государственного органа | Ф.И.О. лица, проводящего прием граждан | Должность лица, проводящего прием граждан | Дата и время приема граждан | Местонахождение государственного органа | Контактный телефон |
|---|---|---|---|---|---|

АКТ № ___________

г. Астана ______ года

О приеме-передаче служебных документов при увольнении сотрудника

В соответствии с приказом от ________________ № ____________ _____________________________________________________________________ (ф.и.о. передающего)

передал, а ___________________________________________________ принял (ф.и.о. принимающего)

служебные документы.

Перечень передаваемых документов:

| № документа | Дата поступления | Корреспондент | Краткое содержание |
|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 |

ИТОГО принято _____________________________ дел _____________________________ журналов _____________________________ документов

настоящий акт составлен в двух экземплярах.

Примечание: первый экземпляр акта передается ответственному за учет и хранение документов структурного подразделения Министерства; второй - вместе с документами передан вновь назначенному специалисту.

Подписи _______________ __________________________________

| Казахстан Республикасы Білім және ғылым министрлігі ІСТЕРДІҢ НОМЕНКЛАТУРАСЫ | | Министерство образования и науки Республики Казахстан НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ |
|---|---|---|

______________ № _______________ (дата)           (индекс)

На ___________ год

Утверждаю Ответственный секретарь Министерства образования и науки Республики Казахстан _____________ расшифровка (личная подпись) подписи Дата

| Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Количество дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и номер статьи по перечню | Примечание |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |

| Директор Департамента организационной и кадровой работы | (личная подпись) | расшифровка подписи дата |
|---|---|---|

Визы руководителей структурных подразделений

| Согласована протоколом ЦЭК Министерства образования и науки Республики Казахстан (дата и номер протокола) | | Согласована протоколом ЭПК Национального архива Республики Казахстан (дата и номер протокола) |
|---|---|---|

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в году

| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
|---|---|---|---|
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | | |
| Постоянного | | | |
| Временного (свыше 10 лет) | | | |
| Временного (до 10 лет включительно) | | | |
| Итого: | | | |

| Руководитель структурного подразделения | (личная подпись) | расшифровка подписи |
|---|---|---|
| | | дата |

Итоговые сведения переданы в архив организации.

Формат А4 (210X297)

Глава. МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН Наименование структурного подразделения Наименование управления Дело № __________ Том _____ Заголовок дела Начато: _______________ Окончено: ______________ На ___ листах Хранить _________

Систематизация в номенклатуре дел заголовков: Примерный порядок расположения заголовков дел: 1) законы Республики Казахстан (конституционные законы, кодексы законов, законы); 2) акты Президента Республики Казахстан; 3) постановления Парламента Республики Казахстан и его палат; 4) постановления Правительства Республики Казахстан и распоряжения Премьер-Министра Республики Казахстан; 5) поручения и задания, направленные из Администрации Президента Республики Казахстан, Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан и документы по их исполнению; 6) постановления Конституционного Совета Республики Казахстан, Верховного Суда Республики Казахстан и Центральной избирательной комиссии Республики Казахстан; 7) акты прокурорского реагирования и документы по их исполнению; 8) запросы депутатов Сената и Мажилиса Парламента Республики Казахстан, местных представительных органов и ответы на них; 9) документы вышестоящих органов, направленные для исполнения, руководства и сведения; 10) учредительные документы, положения о структурных подразделениях, регламенты работ коллегиальных органов Министерства; 10) протоколы высшего и коллегиальных органов Министерства и документы к ним; 11) распорядительные документы Министерства; 12) правила, положения, инструкции, методические указания и рекомендации, разработанные Министерством или направленные для применения в работе; 13) плановая документация; 14) сметы расходов, лимиты, штатные расписания Министерства; 15) отчетная документация; 16) разработанные Министерством или направленные ему справки, обзоры, заключения и другие; 17) документы и дела по основной деятельности Министерства (структурных подразделений); 18) обращения граждан и ответы на них; 19) переписка; 20) регистрационные учетные формы (формы электронных данных в автоматизированной информационной системе); 21) номенклатура дел Министерства (структурного подразделения)

Форма описи дел структурного подразделения Министерства

| Официальное наименование структурного подразделения | | Утверждаю Руководитель структурного подразделения _____________ расшифровка (личная подпись) подписи Дата |
|---|---|---|

Опись № __________ за ___________ год (ы)

| №№ п/п | Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Крайние даты (тома, части) | Срок хранения дела (тома, части) | Количество листов в деле (томе, части) | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |

В данную опись внесено ______________ дел с № __ по № __, в том числе: литерные номера: пропущенные номера:

Наименование должности                                 расшифровка составителя описи                   __________________ подписи (личная подпись) дата

Работник                                               расшифровка архива Министерства                 __________________ подписи (личная подпись) дата

(личная подпись) дата

дата

Формат А4 (210X297)

Примечание. В описи дел постоянного хранения графу 5 не заполняют

Журнал выдачи документов сотрудникам Министерства образования и науки Республики Казахстан во временное пользование из ведомственного архива

| № п/ п | Дата вы- дачи | Заго- ловок дела | Кол- во стра- ниц | Назв- ание фонда | Кому выдано | Расписка о получении дела | Дата возврата | Расписка о возвра- щении дела | Приме- чание | | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| струк- тура | должн- ость | Ф.И.О. | | | | | | | | | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |

Работник архива Министерства          ______________ расшифровка подписи (личная подпись)

дата

Сотрудник департамента             ______________ расшифровка подписи (личная подпись)

дата

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела № _________________

| №№ п/п | Номер документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|

Итого ____________________________________________________ документов (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи __________________________________ (цифрами и прописью)

_________________________________________        ____________________ __________________________

Наименование должности лица, заполнившего внутреннюю опись документов дела ______________    __________________ личная подпись   Расшифровка подписи

«__» _____________ 200_ г.

Лист заверитель

В дело подшито и пронумеровано ______________ лист (ов), в том числе: (цифрами и прописью)

литерные №№ листов ____________________________________________ пропущенные №№ листов _________________________________________ пронумерованные чистые листы __________________________________ № листов внутренней описи _____________________________________ Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих нумерации ___________________________________________________________ (разновидности документов и их количество)

| Особенности формирования, оформления, физического состояния и учета документов дела | №№ листов |
|---|---|
| 1 | 2 |
| 1. Брошюры и другие печатные издания 2. Листовки 3. Вырезки из газет 4. Открытки 5. Конверты 6. Марки почтовые 7. Марки гербовые 8. Штемпели почтовые и другие 9. Специальные почтовые отметки 10. Сургучные, мастичные печати 11. Фотодокументы 12. Карты, планы, чертежи и другая научно-техническая документация 13. Рисунки, гравюры, акварели 14. Автографы видных деятелей 15. Склеенные листы 16. Утрата части листов 17. Угасающий текст | |

Специалист структурного подразделения _______________________________ _____________________________________________________________________ (наименование структурного подразделения) ______________________ ______________________________________________ (личная подпись)                   (фамилия и инициалы)

«__» _____________ 200_ г.

Наименование                  _________________________________ Структурного подразделения

УТВЕРЖДАЮ Директор ______________ _______________________ (Ф.И.О., подпись) «__» _________ 200_ г.

АКТ о приеме документов в ведомственный архив Министерства

от __________________________________________________________________ (наименование структурного подразделения)

Всего значится по номенклатуре _________________________________ дел, Фактически принято всего _______________________________________ дел, Из них: Постоянного хранения ___________________________________________ дел, Временного хранения ____________________________________________ дел. Замечания по оформлению и формированию документов: __________________ Одновременно принято учетно-регистрационная картотека, соответствующая документам. Замечания по заполнению карточек: ___________________________________

НЕДОСТАЧА ДОКУМЕНТОВ

| № карточки | год | Откуда поступил документ | Дата и № документа | содержание | исполнитель | примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|

НЕДОСТАЧА КАРТОЧЕК

| № карточки | год | исполнитель | Где подшит документ | примечание |
|---|---|---|---|---|
| год | № дела | лист | | |

СДАЧА ДОКУМЕНТОВ ЗА ПРОШЛЫЕ ГОДЫ

| исполнитель | год | Количество документов | Количество карточек | примечание |
|---|---|---|---|---|

работник ведомственного архива _________________

Руководитель структурного подразделения ____________________

Сдал документы в ведомственный архив специалист структурного подразделения __________________

«__» __________ 200_ г.

Итого принято ___________________________________________ документов.

Форма разделов сводных описей дел постоянного хранения и дел по личному составу

| УТВЕРЖДЕНА протоколом Национального архива Республики Казахстан от «__» ____________ года № ___ | | УТВЕРЖДАЮ Ответственный секретарь Министерства образования и науки Республики Казахстан ______________ Расшифровка (личная подпись) Дата |
|---|---|---|

Сводная опись № ____ _____________________________ (название сводной описи дел)

за __________________ годы

Архивный фонд № ___

| №№ п/п | Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Крайние даты (тома, части) | Срок хранения дела (тома, части) | Количество листов в деле (томе, части) | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |

В данный раздел сводной описи внесено _____________ дел с № ___ (цифрами и прописью)

по № ___, в том числе: литерные номера: пропущенные номера:

Наименование должности                                  Расшифровка составителя раздела сводной описи        ______________ подписи (личная подпись)

Дата

ОДОБРЕНА

протоколом ЦЭК Министерства образования и науки Республики Казахстан от «__» ___________ года № __

Примечание: В описи дел постоянного хранения графу 5 не заполняют.

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Утверждаю Ответственный секретарь Министерства образования и науки Республики Казахстан ______________ расшифровка (личная подпись) подписи

Дата АКТ № __________

Место составления

О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На основании __________________________________________________ (наименование, место и год издания перечня документов)

с указанием сроков их хранения) исторической ценности и утратившие практическое значение дела и документы архивного фонда ______________ _____________________________________________________________________ (номер и название архивного фонда)

| №№ п/п | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Дата дела или крайние даты дел | Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи | Кол-во дел (томов, частей) | Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по Перечню | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|---|---|---|---|---|---|---|

Всего ____________________ дел и документов за __________ годы. (цифрами и прописью)

Разделы сводных описей дел постоянного хранения и дел по личному составу за ___________________ годы утверждены протоколом ЭПК (дата и номер) _________________________________________________. (официальное наименование уполномоченного органа)

Работник архива                              расшифровка Министерства охраны окружающей среды                      _________________ подписи Республики Казахстан                   (личная подпись)

Согласован                                                 Согласован протоколом ЭПК                            протоколом ЦЭК Министерства Национального архива                              образования и науки Республики Казахстан                             Республики Казахстан от «__» ________ года № __                 от «__» ________ года № __

Утверждаю Ответственный секретарь Министерства образования и науки Республики Казахстан ____________ расшифровка подписи (личная подпись)

Дата

АКТ об утрате документов (подлинников)

г. Астана                              от «__» _________ 200_г.

Мы, нижеподписавшиеся сотрудники департамента _________________ _______________________________________________________ Министерства, _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ Составили настоящий акт о том, что «__» _________ 200_года _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ Обнаружено утрата следующих документов _____________________________________________________________________ (№, дата, вид исходящего документа и краткое содержание)

Настоящий акт составлен в двух экземплярах. Первый экземпляр акта оставлен в Управлении, второй вместе с документами передан по назначению.

Подписи ________________ Ф.И.О. ________________ Ф.И.О. ________________ Ф.И.О.

Примечание: утраченные подлинники документов заменяются их заверенными копиями.